Avec plus d’un million d’articles référencés sur Google sur le sujet, tout a été écrit, dit et redit concernant le zéro inbox et ses bénéfices. Pour autant, j’ai remarqué que les articles étaient souvent trop génériques et qu’ils manquaient de règles simples et concrètes afin d’implémenter le zéro inbox rapidement dans son quotidien. Étant adepte du principe depuis désormais 5 ans et ayant observé nombre d'interactions sur des projets d’architecture ces derniers mois, voici quelques règles que vous pourrez appliquer sans attendre pour ne plus jamais rien oublier sur vos projets.

Concrètement, que signifie Inbox Zéro ?

Gmail et WhatsApp étant mes outils de travail principaux, chaque soir je repars du bureau l’esprit léger avec une boîte e-mail vide et des conversations whatsapp archivées. Chaque soir, ma boîte de réception est vide : j’ai relancé les personnes qui devaient l’être, répondu à chaque e-mail où une réponse de ma part était attendue, et mis en attente les e-mails reçus ou envoyés qui n’étaient pas urgents. Je ne réponds pas à tous mes e-mails tous les jours, mais je fais en sorte qu’ils réapparaissent dans ma boîte e-mail des non lus à un moment où je prendrai le temps de les traiter.

• Libellés Créer un libellé par projet qui permet de classer chaque conversation e-mail dans un projet particulier. Chaque fois que vous traitez un e-mail, classez-le pour le “sortir” de votre boîte de réception. Vous pouvez créer un libellé pour vos sujets annexes et administratifs qui remplira la même fonction. Si jamais vous devez retrouver un sujet particulier, rendez-vous directement dans ce libellé. Un e-mail envoyé peut également être assigné à un libellé, je vous laisse consulter cet article qui vous montrera comment faire.
• Archive ou Corbeille Tous les e-mails que je reçois, que je traite et qui sont inutiles sont supprimés chaque soir : événements, newsletter etc..
• Mise en attente (snooze) Il permet de mettre en attente un e-mail afin qu’il apparaisse dans votre boîte e-mail à une heure choisie. Je l’utilise beaucoup pour les relances que je dois effectuer en mettant en attente à J+3 à 8h45 afin de bien démarrer ma journée.
• Brouillon J’utilise les brouillons pour prendre des notes de réunion et préparer l'envoi d'un court e-mail de compte rendu
• Envoi programmé Pour qu'il soit lu au bon moment, adaptez l'heure d'envoi de vos emails à vos interlocuteurs.
• Google Agenda Utilisez votre agenda pour bloquer un peu de temps afin de répondre à un e-mail compliqué ou mettez 15 min 3* par semaine pour ne pas oublier de relancer certains interlocuteurs de vos projets.

Sur whatsapp, je fonctionne encore plus simplement :

• J’archive les discussions où il n’y a plus besoin de retour de ma part.
• J’archive les discussions où j’attends un retour et je rajoute un bloqueur de 5’ minutes dans mon agenda pour penser à relancer la personne en question.
• J’utilise allègrement whatsapp web qui me permet de traiter whatsapp comme une boîte e-mail sur mon ordinateur. Petit bonus : on y écrit plus vite, et on évite d'être distrait par d'autres applications :)
• Utilisez un numéro WhatsApp pro pour bien distinguer les moments où vous êtes disponibles pour vos projets.
• Cette méthode fonctionne aussi très bien avec Instagram.

Dernière règle (qui n’en est pas vraiment une) : Répondez à vos e-mails quand vous voulez dans votre journée. Nombre de blogs conseillent de le faire trois par jour (matin, midi, soir) , moi je n’ai pas de règles si ce n’est celle décrite plus haut : tous les soirs, je repars avec une boîte mail vide.

Dans ses projets, l’architecte a un rôle de coordinateur, la communication par email a un rôle central pour faire avancer nombre d’interlocuteurs. Relances, urgences... il ne faut rien laisser de côté, sans oublier votre propre todo ! L'inbox zéro vous aidera à devenir une sorte de “chasse-neige” sur vos projets sans vous laisser dépasser.

Mes conseils pour se lancer dès la semaine prochaine

Ce vendredi après-midi

Arrêter de travailler 30” avant votre départ habituel

• Relisez cet article et dites-vous bien que c’est possible et que vous allez y arriver.
• Regardez les deux articles google joint sur la mise en attente et la programmation d’envoi
• Supprimer vos e-mails historiques que vous considérez comme inutiles
• Désinscrivez-vous de toutes les newsletters que vous ne trouvez pas pertinentes

Lundi matin

Arrivez 30” avant votre heure d’arrivée habituelle

• Créer vos libellés : projets, administratif, presse, recrutement...
• Classez vos e-mails en cours dans vos libellés
• Démarrez l’utilisation des 6 règles clés

Lundi soir

Partez 30” après votre heure d’arrivée habituelle

• Le premier soir sera le plus dur, mais tenez bon et “dépilez” votre boîte de réception
• Tout ne se joue pas au début, loin de là : soyez marathonien plutôt que sprinter. Après une semaine, vous en verrez déjà les premiers bénéfices.
• Maintenez la cadence, c'est comme ça que le concept de l'inbox zéro devient utile !

Pour aller plus loin, il existe nombre d’articles disponibles en ligne des outils d’organisation traditionnels que sont Asana, Trello et du CRM Hubspot.

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