Comment organiser les tâches d'une agence d'architecture ?
Une agence d'architecture ou de design d'intérieur jongle en permanence entre plusieurs projets à des phases différentes, des clients qui attendent des réponses et des tâches d'agence qui n'ont pas de projet. Sans méthode, tout finit dans la tête du fondateur, et rien n'est transmissible. Une bonne organisation des tâches repose sur trois principes : ranger chaque tâche là où elle a du sens, attribuer un responsable et une date, et réutiliser ce qui se répète.
Structurer les tâches par phase de projet
La trame d'une mission de maîtrise d'œuvre donne naturellement la structure des listes :
- Esquisse et avant-projet (ESQ, APS, APD) : relevés, programme, planches, estimatif, validations client.
- Autorisations d'urbanisme : pièces écrites (notice, Cerfa, courriers), pièces graphiques (cadastre, plan masse, coupes, insertion), administratif (signatures, dépôt, récépissé).
- Projet et consultation : descriptif travaux, DPGF, envoi du DCE, analyse des offres, signature des marchés.
- Chantier : préparation, validations de matériaux et d'échantillons, réunions hebdomadaires, comptes-rendus.
- Réception : opérations préalables, réserves, levée des réserves, DOE, solde des marchés.
Exemple : la liste de tâches d'un dossier de permis de construire
- Pièces écrites : notice architecturale, Cerfa, récépissé de l'Ordre si l'architecte est obligatoire, autorisation du bailleur en cas de location, courrier d'accompagnement.
- Pièces graphiques : plan de cadastre, plan masse existant et projet, plan de toiture, élévations des façades, coupes, plan intérieur sommaire, photos de l'environnement proche et lointain, photomontage d'insertion.
- Administratif : faire parapher et signer le dossier, déposer en mairie, archiver le récépissé avec le numéro de dossier, facturer la phase.
Cette liste est identique d'un projet à l'autre : c'est le cas typique d'un canevas. Sur Kalm, vous la créez une fois et la rejouez en un clic sur chaque nouveau projet.
Liste de tâches projet ou todo d'agence ?
Tout ce qui concerne un projet va dans ses listes : c'est là qu'on le cherchera, et c'est ce qui permettra de mesurer le temps passé sur la mission. Tout le reste va dans la todo d'agence : relances de factures, publication sur les réseaux, rendez-vous prospects, administratif de l'entreprise. La todo d'agence est partagée par toute l'équipe, ce qui évite que ces tâches ne restent dans la tête d'une seule personne.
Les bonnes pratiques
- Une tâche, un responsable, une date. Une tâche sans responsable n'est faite par personne.
- Faites des sous-tâches plutôt que des tâches géantes : « Dossier PC » ne se coche jamais, « Plan de toiture projet » si.
- Notez le temps passé sur les tâches importantes : c'est la seule façon de savoir si vos honoraires sont justes.
- Partagez avec le client ce qui le concerne, et seulement cela : validations, documents à fournir, décisions à prendre.
- Transformez en canevas toute liste que vous refaites une deuxième fois.
Les listes de tâches sont le fil conducteur de l'outil de gestion de projet Kalm : elles relient les phases d'études, la consultation des entreprises, le chantier et la relation client. C'est l'un des moyens les plus simples de gagner du temps sur chaque projet et de structurer votre agence.
