Qu'est-ce qu'un certificat de paiement ?
Le certificat de paiement est le document par lequel le maître d'œuvre atteste, après vérification, du montant que le maître d'ouvrage doit régler à une entreprise pour les travaux réalisés à une date donnée. Il fait suite à la situation de travaux transmise par l'entreprise et relève de la direction de l'exécution des travaux (DET).
Le terme vient des marchés publics. En marché privé, le même document s'appelle plus souvent bon de paiement, proposition de paiement ou bon à payer. Le principe est identique : l'entreprise demande, l'architecte vérifie et certifie, le client paie.
Situation de travaux, certificat de paiement, décompte : qui fait quoi ?
- La situation de travaux : la demande de paiement de l'entreprise, établie selon l'avancement qu'elle estime avoir atteint. C'est son document, pas le vôtre.
- Le certificat de paiement : votre réponse. Vous y inscrivez le montant que vous certifiez après votre visite, qui peut être inférieur à celui demandé.
- Le cumul certifié : la somme des montants certifiés depuis le début du chantier. Il ne doit jamais dépasser le montant du marché, avenants compris.
- La retenue de garantie : au plus 5 % du montant, retenus sur chaque paiement pour garantir la levée des réserves, si le marché le prévoit.
- Le décompte général et définitif (DGD) : le document qui arrête, après la réception, le montant total dû à l'entreprise pour tout le marché. Il clôt les comptes entre les parties.
Que doit contenir un certificat de paiement ?
- L'identification du marché : opération, maître d'ouvrage, maître d'œuvre, entreprise, lot et numéro de la situation.
- Le montant du marché, avenants compris, en hors taxes.
- Le cumul des situations précédentes et le montant certifié pour la période.
- Les déductions : retenue de garantie, pénalités, remboursement de l'avance, et le cas échéant la révision des prix.
- La TVA et le net à payer TTC.
- La date et la signature du maître d'œuvre, puis le bon pour paiement du maître d'ouvrage.
Du dernier certificat de paiement au DGD
Les certificats de paiement émis en cours de chantier sont des acomptes : ils règlent un avancement, pas le marché. Le compte n'est arrêté qu'après la réception, avec le décompte général et définitif. L'entreprise remet son projet de décompte final, ou mémoire définitif. Le maître d'œuvre le vérifie et établit le décompte, que le maître d'ouvrage notifie à l'entreprise. Une fois accepté, ou faute de contestation dans les délais prévus au marché, il devient définitif.
Le DGD reprend tout ce que les certificats ont suivi au fil de l'eau : le montant du marché et de ses avenants, la révision des prix, les pénalités, l'avance remboursée, la retenue de garantie et le total déjà réglé. Le solde est ce qui reste à payer, ou à reverser. Les délais de chaque étape dépendent du cadre du marché : le CCAG Travaux en marché public, la norme NF P 03-001 en marché privé quand le contrat s'y réfère.
C'est l'étape où les écarts ressortent : un cumul mal tenu ou un avenant non régularisé se transforme en mémoire en réclamation. Dans Kalm, la situation finale s'édite à la réception sur le même marché que les certificats précédents : le cumul certifié, les ajustements et le reste de l'avance à rembourser sont déjà là pour préparer le décompte.
Les erreurs fréquentes sur un certificat de paiement
Certifier la situation de l'entreprise sans être passé sur le chantier. Oublier un avenant dans le montant du marché, ou certifier des travaux supplémentaires qui n'ont pas fait l'objet d'un devis accepté. Reporter un cumul antérieur faux. Ne pas appliquer la retenue de garantie prévue au marché. Payer une avance sans jamais la récupérer sur les situations suivantes.
Les certificats de paiement de Kalm sont construits pour éviter ces écueils, parce qu'ils s'appuient sur les marchés et les avenants déjà enregistrés dans le suivi financier et sur vos visites de suivi de chantier.
